SOUSA HEAT WORKS / RECHTLICHES
Datenschutzerklärung
Website-Ergänzung: 23. Oktober 2026. Die bestehenden Hinweise zur Kunden- und Bestellabwicklung folgen darunter (Stand 14. Oktober 2026).
Diese Website und das Anfrageformular
Die Saucenauswahl wird zunächst in Ihrem Browser zusammengestellt. Wenn das direkte Anfrageformular verfügbar ist, können Sie Name, E-Mail-Adresse, Lieferadresse (bei Versand), Saucen, Mengen, Lieferung, Zahlungswunsch und eine optionale Bemerkung eingeben. Erst mit «Bestellanfrage absenden» werden diese Angaben zur Bearbeitung übermittelt. Wir speichern auch Zeitpunkt und Referenz der Anfrage, die bestätigte AGB-Fassung sowie die Kenntnisnahme des Datenschutzhinweises. Diese Kenntnisnahme ist keine Einwilligung in Werbung.
Cloudflare verarbeitet die Formulardaten und den Bearbeitungsstatus in einer D1-Datenbank mit gewählter EU-Jurisdiktion. Für automatische Eingangsbestätigungen und Antworten werden die nötigen Kontakt-, Adress- und Bestellangaben an Make (Celonis-Unternehmensgruppe) und anschliessend an unser Gmail-Konto bei Google weitergegeben. Zur Bestellverwaltung werden Kontakt-, Adress-, Auswahl-, Betrags- und Bearbeitungsdaten über Make in einer internen Google-Sheets-Tabelle gespeichert. Nach ausdrücklich bestätigter Annahme kann Samuel daraus einen separaten Rechnungsentwurf vorbereiten; dieser wird nicht automatisch an Kunden versandt. Die Tabelle ist nur für berechtigte Mitarbeitende zugänglich. Über Annahme oder Absage entscheidet Samuel selbst. Make verarbeitet dabei auch technische Ausführungs- und Fehlerdaten. Die Infrastruktur kann Daten ausserhalb der Schweiz, insbesondere in der EU und den USA, bearbeiten; die EU-Einstellung der Bestelldatenbank bedeutet keine ausschliessliche Bearbeitung sämtlicher Dienste in der EU. Weitere Informationen: Make-Datenschutzhinweise und Make zu Datenschutz und internationalen Übermittlungen.
Die technische Anfragekopie wird für Bearbeitung und Fehlerklärung gespeichert und bei der regelmässigen Bereinigung von mehr als 90 Tage alten Einträgen entfernt. E-Mails und gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen folgen den Fristen in Ziffer 9. Anfragen zur Löschung können Sie jederzeit an uns richten; gesetzliche Pflichten bleiben vorbehalten. Die Auswahl und Kontaktdaten werden im Browser nicht dauerhaft gespeichert.
Zum Schutz vor automatisierten Anfragen lädt das direkte Formular Cloudflare Turnstile. Dabei werden insbesondere IP-Adresse sowie Browser-, Geräte- und weitere technische Prüfsignale an Cloudflare übermittelt. Vor dem Versand prüfen wir das Sicherheitsergebnis serverseitig. Zusätzlich begrenzen wir Anfragen anhand eines pseudonymisierten IP-Prüfwerts. Weitere Informationen: Cloudflare Turnstile Privacy Addendum. Falls das direkte Formular nicht verfügbar ist, können Sie die E-Mail-Alternative verwenden: Erst beim eigenen Absenden erhalten wir Ihre Angaben.
Die Website enthält keine Analyse- oder Werbeskripte und keine eingebetteten Instagram-Inhalte. Schriften und Bilder werden lokal ausgeliefert. Die Website setzt selbst keine Cookies und verwendet weder Local Storage noch Session Storage.
Externe Links zu Instagram werden erst beim Anklicken aufgerufen. Dann gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen von Instagram/Meta. Ein E-Mail-Link öffnet das konfigurierte E-Mail-Programm; erst beim Absenden werden die eingegebenen Daten an den E-Mail-Dienst übermittelt.
Hosting und Auslieferung durch Cloudflare
Diese Website wird über Cloudflare Pages ausgeliefert. Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Beim Abruf bearbeitet Cloudflare technische Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adressen und Angaben zum Datenverkehr. Dies dient der Auslieferung, Verfügbarkeit und Sicherheit der Website. Wir betreiben dafür keine zusätzliche eigene Zugriffsdatenbank.
Cloudflare und seine Unterauftragnehmer können Daten ausserhalb der Schweiz, insbesondere in den USA, bearbeiten. Cloudflare nennt für erfasste Übermittlungen in die USA das Swiss-U.S. Data Privacy Framework; für weitere erforderliche Übermittlungen sieht sein Datenbearbeitungszusatz Standardvertragsklauseln mit Schweizer Anpassungen vor. Eine ausschliessliche Bearbeitung in der Schweiz wird nicht zugesichert.
Die Aufbewahrungsdauer technischer Daten richtet sich nach den Bearbeitungszwecken und gesetzlichen Pflichten beim Anbieter. Cloudflare beschreibt dafür insbesondere Zweck, Umfang und Sensibilität der Daten sowie rechtliche Anforderungen als Kriterien. Eine einheitliche, von uns festgelegte Löschfrist für sämtliche Cloudflare-Systeme besteht nicht. Für Auskunfts- oder Löschanliegen können Sie uns kontaktieren.
Weitere Informationen: Cloudflare-Datenschutzerklärung und Cloudflare-Datenbearbeitungszusatz.
Kundenkontakt und Bestellungen
Bestehende aktualisierte Datenschutzerklärung als PDF ↗1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist
Samuel Sousa, Einzelunternehmen Geschäftsbezeichnung: Sousa Heat Works Nelkenstrasse 3, CH-8570 Weinfelden E-Mail: [email protected] Diese Erklärung informiert über die Bearbeitung von Personendaten bei Anfragen und Bestellungen von Hot Sauces, unabhängig von der Flaschengrösse. Sie gilt für unsere eigene Kunden- und Geschäftsverwaltung. Massgeblich ist das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Für die eigenständige Datenbearbeitung durch Dienst- und Zahlungsanbieter gelten zusätzlich deren Datenschutzhinweise.
2. Welche Daten wir erhalten
Wir erhalten Daten in erster Linie von Ihnen, wenn Sie uns kontaktieren oder bei uns bestellen. Dazu gehören je nach Vorgang: Kontakt- und Adressdaten: Name, E-Mail-Adresse, Liefer- und Rechnungsadresse sowie eine Telefonnummer, falls Sie diese für die Abwicklung angeben. Bestell- und Rechnungsdaten: bestellte Sorten, Flaschengrössen und Mengen, Preise, Bestell- und Lieferdatum, Rechnungsnummer, Zahlungsart und Zahlungsstatus. Kommunikationsdaten: Nachrichten, Rückfragen, Lieferhinweise und Angaben zu Beanstandungen, gegebenenfalls mit von Ihnen übermittelten Fotos. Zahlungs- und Zustellinformationen können wir auch vom jeweiligen Zahlungs- oder Versanddienst erhalten. Bitte senden Sie keine Passwörter, vollständigen Kartendaten oder Gesundheitsangaben, die für die Abwicklung nicht erforderlich sind.
3. Wofür wir Ihre Daten verwenden
Wir verwenden die erforderlichen Daten, um Anfragen zu beantworten, Angebote und Bestellungen zu bearbeiten, Rechnungen auszustellen, Zahlungen zuzuordnen und Lieferungen zu organisieren. Weitere Zwecke sind die Behandlung von Reklamationen, die Abklärung von Qualitäts- oder Sicherheitsproblemen, nötige Rückrufinformationen sowie Buchhaltung, gesetzliche Aufbewahrung und die Wahrung rechtlicher Ansprüche. Wir beachten die Grundsätze der Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Datensicherheit. Soweit eine Rechtfertigung erforderlich ist, stützen wir uns insbesondere auf die Vertragsabwicklung, gesetzliche Pflichten oder überwiegende berechtigte Interessen; wo notwendig, holen wir eine Einwilligung ein. Eine Bestellung ist keine pauschale Einwilligung in Werbung. Die für eine Bestellung nötigen Angaben müssen bereitgestellt werden, damit wir diese ausführen können.
4. E-Mail und Rechnungsversand
Gmail / Google: Wir nutzen [email protected] für Kundenkontakt und Rechnungsversand. Dabei werden E-Mail-Adressen, Nachrichten und Anhänge, etwa Rechnungen mit Name und Adresse, durch Google verarbeitet. Für Nutzerinnen und Nutzer in der Schweiz ist bei den allgemeinen Google-Diensten Google Ireland Limited (Irland) zuständig; Google LLC und weitere Konzerngesellschaften können insbesondere in den USA an der Bearbeitung beteiligt sein. Rechnungen und zugehörige Unterlagen werden per E-Mail und/oder Post versandt. Für E-Mails verwenden wir das oben genannte Gmail-Konto.
5. Kundenverwaltung in Google Sheets
Samuel Sousa übermittelt die für die Bearbeitung erforderlichen Kundendaten an ChatGPT/Codex. Mit dessen Unterstützung werden sie in die Bestell- und Kundenübersicht in Google Sheets eingetragen. Zugehörige Unterlagen werden gegebenenfalls in Google Drive gespeichert. Die Tabellen enthalten die für Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen und Versand notwendigen Angaben aus Ziffer 2. Die Daten sind damit auch in den Systemen von Google gespeichert. Freigaben an andere Personen erfolgen nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich und rechtlich zulässig ist. Für die Bearbeitung durch Google gelten die jeweiligen Vertragsbedingungen und Datenschutzhinweise; die genaue Rolle hängt vom eingesetzten Dienst und Kontomodell ab.
6. Versand, Zahlung und weitere Empfänger
Schweizer Post: Für die Zustellung erhält die Schweizerische Post Name, Lieferadresse und nötige Versandangaben. Sie bearbeitet diese Daten zur Transport- und Zustellabwicklung. TWINT und Banküberweisung: Bei Zahlungen bearbeiten die beteiligten TWINT-Anbieter beziehungsweise Banken die erforderlichen Zahlungs- und Transaktionsdaten nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen. Wir erhalten die zur Zuordnung und Prüfung der Zahlung nötigen Angaben, etwa Betrag, Zahlungsdatum, Referenz und gegebenenfalls Name oder Telefonnummer. Falls für Buchhaltung, technische Betreuung oder die Wahrung rechtlicher Ansprüche erforderlich, können Daten an beauftragte Fachpersonen weitergegeben werden. Behörden und Gerichte erhalten Daten, wenn eine gesetzliche Pflicht oder ein anderer zulässiger Grund besteht. Wir geben nur die jeweils erforderlichen Daten bekannt und verkaufen keine Kundendaten.
7. Unterstützung durch ChatGPT und Codex
Wir nutzen ChatGPT/Codex von OpenAI zur Erfassung von Kundendaten in Google Sheets sowie zur Erstellung von Rechnungen und Kundenkorrespondenz. Dafür werden erforderliche Namen, Adressen, E-Mail-Adressen sowie Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsangaben an OpenAI übermittelt. Der Rechnungsversand kann nach Vervollständigung der Angaben unterstützt oder automatisiert erfolgen. Über Ihre Bestellung oder gesetzliche Ansprüche entscheidet der Dienst nicht selbstständig. Für Personen in der Schweiz nennt OpenAI OpenAI Ireland Limited (Irland) als Verantwortlichen für seine eigene Dienste-Bearbeitung. Eine Bearbeitung kann insbesondere in den USA stattfinden. Aufbewahrung und eine mögliche Verwendung zur Verbesserung der Dienste hängen vom verwendeten Produkt, den Vertragsbedingungen und den Kontoeinstellungen ab. Diese Erklärung stellt keine Einwilligung in eine solche Verwendung dar.
8. Bearbeitung im Ausland
Bei ChatGPT/Codex sowie Google Sheets, Drive und Gmail können Personendaten ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden. Beteiligte Anbieter sitzen insbesondere in Irland und den USA. Google beschreibt eine weltweite Infrastruktur; OpenAI nennt die USA und weitere Staaten, in denen verbundene Unternehmen oder Dienstleister tätig sind. Eine Speicherung ausschliesslich in der Schweiz wird nicht zugesichert. Google erklärt, dass Google LLC und die erfassten US-Tochtergesellschaften am Swiss-U.S. Data Privacy Framework teilnehmen. Für erfasste Übermittlungen gelten dessen Schutzprinzipien; für weitere Übermittlungen beschreibt Google unter anderem Standardvertragsklauseln. OpenAI beschreibt für internationale Übermittlungen Angemessenheitsentscheidungen und für andere Staaten Standardvertragsklauseln. Eine Swiss-U.S.-DPF-Zertifizierung von OpenAI wird hier nicht behauptet. Die konkreten Mechanismen und deren Geltungsbereich ergeben sich aus den Hinweisen des jeweiligen Anbieters. Sie können uns für weitere Informationen zu den eingesetzten Diensten kontaktieren. Anbieterinformationen: Google Datenschutz, Google Datenübermittlungen, OpenAI Europa, Ziffer 10.
9. Wie lange wir Daten aufbewahren
Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie sie für die genannten Zwecke notwendig sind. Anfragen ohne Bestellung werden nach Wegfall ihres Zwecks gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist. Bestellkorrespondenz bleibt so lange erhalten, wie sie zur Abwicklung, für Beanstandungen oder rechtliche Ansprüche nötig ist. Rechnungen, Buchungsbelege und gesetzlich aufzubewahrende Geschäftsunterlagen werden grundsätzlich zehn Jahre ab Ende des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahrt (Art. 958f OR). Diese Frist gilt nicht pauschal für alle Chatnachrichten oder sämtliche Kundendaten. Nach Ablauf der notwendigen Fristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert. Bei unabhängigen Plattformanbietern richten sich Aufbewahrung und Löschung zusätzlich nach deren Regeln; unsere Löschung entfernt nicht automatisch sämtliche Daten aus deren Systemen.
10. Schutz der Daten
Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Schutzmassnahmen und beschränken Zugriffe auf berechtigte Personen. Der Schutz umfasst insbesondere den sorgfältigen Umgang mit Kontozugängen, Geräten, Dokumenten und Freigaben. Eine vollständig risikofreie elektronische Kommunikation oder Speicherung kann nicht garantiert werden. Für sensible Anliegen können Sie mit uns einen geeigneten Übermittlungsweg vereinbaren.
11. Auskunft, Berichtigung und weitere Rechte
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten, und unrichtige Daten berichtigen lassen. Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie insbesondere Löschung, Unterlassung einer Bearbeitung oder Bekanntgabe und gegebenenfalls Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen. Bitte richten Sie Ihr Anliegen an [email protected] oder die Postadresse in Ziffer 1. Soweit erforderlich, prüfen wir Ihre Identität mit verhältnismässigen Mitteln. Auskunft erteilen wir grundsätzlich kostenlos und in der Regel innert 30 Tagen. Gesetzliche Ausnahmen und Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten; nötige Einschränkungen erläutern wir. Sie können sich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: www.edoeb.admin.ch/de/kontakt.
12. Weitere Hinweise und Änderungen
Für die beschriebenen Abläufe betreiben wir derzeit keinen eigenen Webshop. Die Nutzung der Plattformen unterliegt deren eigenen Regeln für Cookies und technische Nutzungsdaten. Bei Änderungen unserer Dienste oder Datenbearbeitung passen wir diese Erklärung an und stellen sie leicht zugänglich bereit. Sie ist eine Information über Datenbearbeitungen, keine Zustimmungserklärung.